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Après avoir fixé au “juste prix” votre loyer, il faudra y imputer les charges locatives que vous aurez estimé en fonction de l’année précédente. Découvrez comment régulariser les charges locatives pour une location et ainsi être en règle avec votre locataire.

En tant que propriétaire-bailleur, vous allez faire payer tous les mois, à votre locataire, des charges locatives qui sont appelées “provisions de charges”. Ces provisions devront être régularisées une fois par an pour mettre en opposition ce que votre locataire aura payé et ce que vous aurez réellement déboursé. Il faudra alors que vous régularisiez les charges.

Comment calculer et régulariser vos charges locatives pour une location ?

Je vous explique tout dans cet article, pour être implacable sur le sujet.

2 types de charges

Il existe 2 types de charges. Elles ne sont pas systématiquement soumises à une régularisation annuelle. Tout dépend si ce sont des charges réelles et forfaitaires.

Charges réelles ou forfaitaires ?

Deux types d’affectations de charges ont été mises en place en France en fonction du choix du mode de location, meublée ou vide.

Si vous avez choisi de louer votre logement vide (et hors colocation), vous serez alors assujetti au régime de calcul des charges locatives au réel. L’application de ce régime est relativement simple. Vous devrez calculer une provision pour charges mensuelles en fonction des charges locatives de l’année précédente. Vous pouvez aussi choisir de récupérer ponctuellement le montant des dépenses que vous aurez engagées en le justifiant. A la fin de l’année et une fois par an, il faudra que vous régularisiez les charges quand vous aurez connaissance du montant des charges définitives.

Si vous avez choisi de louer votre logement en colocation ou meublé, vous aurez le choix entre appliquer le régime réel ou appliquer le régime forfaitaire. En optant pour le régime forfaitaire, vos charges locatives seront fixes sur l’année et aboutiront à un accord entre votre locataire et vous à la signature du contrat de bail. En régime forfaitaire, aucune régularisation ne peut être effectuée et aucunes charges supplémentaires ne pourront être demandées.

Les charges récupérables

Les charges que vous pourrez récupérer auprès de votre locataire sont encadrées. On y retrouve plusieurs catégories de charges. 

Tout d’abord, il y a les charges liées à l’immeuble et à la copropriété. Les grandes catégories de charges sont celles liées aux dépenses d’entretien, les menues réparations et les services dont votre locataire profite. Parmi celles-là, l’ascenseur et le monte-charge, l’entretien des parties communes, l’extérieur du bâtiment, l’eau froide, chaude et le chauffage des parties privatives et communes, l’hygiène ou encore les équipements divers de l’immeuble. Le montant de ces charges est le plus souvent facturé par le syndic à travers l’appel de charges de copropriété. Ces charges seront prises en compte seulement si vous en disposez dans votre immeuble.

Au niveau personnel, on retrouve notamment diverses installations individuelles nécessaires, la taxe d’ordures ménagères, de balayage. Le montant de votre taxe d’ordures ménagères se calcule en multipliant la valeur cadastrale de votre logement (disponible sur la feuille d’imposition) par le taux fixé par la commune dans laquelle est situé votre logement.

Pour connaître le montant à régulariser des charges locatives pour une location, il vous suffira d’additionner votre part récupérable des charges de copropriété avec les charges que vous aurez préalablement réglées (notamment la taxe d’ordures ménagères).

Comme il est convenu lors de la répartition des travaux entre propriétaire et locataire, les travaux d’entretiens importants et les rénovations importantes ne pourront pas être imputés à votre locataire. Ils seront à votre charge.

Savoir anticiper les charges suivantes

En choisissant le régime réel, la régularisation de fin d’année permet à votre locataire de payer le montant exact des charges locatives sur l’année écoulée.

C’est aussi pour vous le moment de mettre à jour vos charges pour les années suivantes. Etant donné que le montant des charges mensuelles est fixé par rapport à celui de l’année précédente, il est nécessaire que vous révisiez le montant des charges que vous demanderez pour la prochaine année.

Le plus souvent, les charges augmentent. Il faudra donc que vous réévaluez à la hausse le montant de ces charges locatives. Cette légère hausse vous permettra de ne pas avoir à avancer trop d’argent et vous n’aurez pas une trop grande somme à demander à votre locataire pour compléter la différence entre la provision pour charges et les charges réelles annuelles.

régulariser les charges locatives pour une location

Le meilleur moment pour régulariser vos charges est lorsque vous recevrez l’arrêté des comptes de la copropriété.

Régularisation à temps

Pour régulariser les charges annuelles, la différence entre les charges est faite. Vous allez alors soit demander de l’argent à votre locataire soit lui rembourser la différence car les charges auront été moins élevées que prévue.

Souvent, quand votre locataire quitte le logement, vous n’êtes pas immédiatement en possession de l’arrêté des comptes de la copropriété. Si c’est le cas, vous pouvez conserver jusqu’à 20% du dépôt de garantie de votre locataire sortant en attendant de recevoir l’arrêté et de pouvoir régulariser les charges.

Si votre locataire est toujours dans votre logement quand vous recevez l’arrêté, procéder à ce moment-là à la régularisation des charges sachant que la loi impose que votre locataire soit prévenu 1 mois avant qu’il ait à régulariser les charges. Votre locataire devra avoir connaissance de l’arrêté sous peine de voir la totalité de la provision pour charges annulée.

Régularisation tardive

Vous pourrez récupérer le montant de la différence des charges jusqu’à 5 ans après le départ d’un locataire.

Avec la mise en place de la loi ALUR, vous disposerez d’un délai maximal de 3 ans à partir du moment où vous aurez reçu l’arrêté des comptes de la copropriété, pour les contrats de bail conclus après le 27 mars 2014.

Si vous procédez à la régularisation tardive, à savoir plus d’un an après la réception du montant des charges réelles, votre locataire sera en droit de vous demander un étalement du paiement de la régularisation des charges.

Pour un certain montant de charges mensuelles à votre locataire, il faudra que vous vous référiez au montant des charges réelles de l’année précédente. L’étape est réglementée, toutes les charges demandées devront être justifiées en fin d’année. Il sera aussi important que vous procédiez rigoureusement à la régularisation des charges, à savoir si votre locataire vous devra de l’argent car les charges auront été plus élevées que prévu ou si vous devez lui rembourser de l’argent car vous aurez surévaluées les charges.

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